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Archiviste

Poste basé à Troyes

Cité Administrative des Vassaules

CDI

Formation ou expérience souhaitées :

BAC + 2 ou Bac + 3 dans les métiers de l’information-communication

I. Description du SDDEA

Le Syndicat des Eaux de l’Aube (SDDEA) et sa Régie ont pour objet une gestion intégrée et durable du cycle de l’eau sur un périmètre de 481 communes. Ses 302 collaborateurs travaillent au quotidien sur plus de 4 000 km de réseaux d’eau potable, 1 000 ouvrages, 20 stations d’épuration et 2 500 km de cours d’eau. Son siège, situé à Troyes, et ses 8 agences assurent un maillage cohérent au plus près des territoires.

Le SDDEA ancre sa stratégie sur une gouvernance locale forte, gage d’efficacité sur le terrain, ainsi que sur une action globale intégrée permettant l’anticipation d’enjeux comme le changement climatique.

La consolidation du modèle de gouvernance, la réussite des transferts de compétence, la poursuite de la professionnalisation des services et de leur transversalité, le développement des systèmes d’information, constituent les principaux axes de structuration.

II. Descriptif général du poste

a. Intitulé du poste / filière

Intitulé du poste : Archiviste

Filière : Administrative

b. Finalité du poste

Assure la fonction d’archiviste au sein de la Direction Générale Adjointe de la Coordination et des Affaires Juridiques (DGA-CAJ).

PRINCIPALES

Depuis les débuts des transferts de compétences, dont les premiers ont été enregistrés en 2014, le SDDEA exerce tout ou partie de ces 5 compétences sur prêt de 400 communes. A ce titre, les transferts de compétences ont donné lieu au transfert de l’ensemble des actes notamment juridiques (délibérations, contrats, conventions, arrêtés, etc.) nécessaires à leur exercice. En outre, l’activité du SDDEA et de sa Régie ne cesse de progresser et aujourd’hui ce n’est pas mois de 300 agents qui travaillent pour le compte du SDDEA et de sa Régie à travers son territoire de compétence. Répartis dans 7 agences, 1 antenne et 2 centres de travaux du département de l’Aube. Ils interviennent également dans les départements limitrophes.

 

Par conséquent, l’archiviste aura en charge de proposer et de mettre en œuvre la politique d’archivage la mieux adaptée au regard d’une part de notre organisation notamment géographique et d’autre part au regard de l’activité et des besoins de chacune des directions et services.

PARTICULIERES

Dans le cadre de sa stratégie 2100, la Régie du SDDEA a décidé de mettre en œuvre dix schémas directeurs sur l’ensemble de son périmètre de compétence Eau Potable. Les périmètres de chaque schéma directeur sont définis en fonction des enjeux des territoires, afin de conserver un lien fort avec les acteurs de ces derniers. Deux schémas directeurs ont déjà été engagés et ils seront complétés avec huit autres qui doivent être réalisés dans les six ans.

 

Ces schémas directeurs – à vocation opérationnelle – doivent permettre d’aboutir, pour chacun, à des scénarios technico-économiques pertinents. Le but est de garantir, dans l’avenir, l’approvisionnement en eau des populations, tant d’un point de vue qualitatif que quantitatif, tout en assurant une sécurité d’approvisionnement.

 

Les schémas directeurs seront menés en parallèle d’une étude globale sur l’impact du changement climatique et ils devront intégrer, à une échelle locale, ces enjeux afin de sécuriser les investissements jusqu’à l’horizon 2100.

 

L’archiviste participera à cette action stratégique en récupérant les données nécessaires aux bureaux d’étude auprès des services d’eau et des communes. Cette mission sera réalisée à raison d’un mi-temps pendant 4 ans. Au terme de cette mission, l’archiviste occupera à plein temps sa fonction au sein de la structure.

c. Positionnement dans la structure

Rattaché à la Direction de la Direction Générale Adjointe de la Coordination et des Affaires Juridiques (DGA-CAJ) et en lien direct avec le directeur. Il travaille en collaboration avec la direction du patrimoine et les ingénieurs en charge des schémas directeurs dans la structure mais également de l’ensemble des directions et notamment leurs fonctions supports, en charge la production des documents.

d. Activités

PRINCIPALES

Dans le cadre sa fonction principale, l’archiviste pilotera la mise en place d’un système d’archivage robuste et pérenne en lien avec le directeur de la Direction Générale Adjointe de la Coordination et des Affaires Juridiques (DGA-CAJ), il réalisera notamment :

  • L’inventaire des documents produits et identifiera les règles d’archivage pour chacun d’entre eux ;
  • Etude et comparatif des systèmes d’archivage numériques et papiers ;
  • Choix des outils ;
  • Déploiement du système d’archivage, préparation et migration des documents dans le nouveau système ;
  • Communication et formation auprès des agents sur l’utilisation du système d’archivage ;
  • Suivi du process d’archivage.

Dans le cadre de ses fonctions, l’archiviste réalisera notamment les missions suivantes :

  • Contrôle de la production de l’information, évaluation et acquisition des documents notamment en assistant les producteurs d’information dans la création et le classement de leurs dossiers afin de garantir que l’information soit intègre, authentique, fiable et exploitable pendant tout son cycle de vie (activités de conseil et de formation),
  • Traitement archivistique (tri, reconditionnement, description) – trier les dossiers pris en charge, les reconditionner dans du matériel prévu pour la conservation à long terme, contrôler la validation des données électroniques et leur migration dans des formats adaptés à l’archivage,
  • Préservation (conservation sur le long terme, prévention des sinistres – protéger préventivement les dossiers de tout ce qui pourrait menacer leur intégrité, que ce soit des détériorations dues à des causes naturelles (feu, dégâts des eaux, micro-organismes, etc.), à des actes de malveillance ou à l’obsolescence technologique (utilisation d’espaces de conservation analogiques ou électroniques appropriés et contrôlés) en lien avec la Direction des systèmes d’information (DSI) ;
  • Diffusion de l’information (accès, communication, médiation et valorisation) – contrôler l’accès aux informations personnelles et sensibles (sous délai de protection) en lien avec le SED ;
  • Administration du système d’archivage ;
  • Réseautage et veille

SECONDAIRES DANS LE CADRE DES SCHÉMAS DIRECTEURS

Dans le cadre des schémas directeurs, l’archiviste réalisera les taches suivantes :

  • Déplacement au sein des mairies ou des organismes tiers ;
  • Identification et recherche des documents nécessaires à la réalisation de l’étude en lien avec l’ingénieur référent des schémas directeurs d’alimentation en eau potable ;
  • Vérification de leurs intégrités et de leurs cohérences en lien avec les ingénieurs en charge du projet ;
  • Recensement des documents ;
  • Reproduction ou copie des documents ;
  • Transformation des documents dans des formats exploitable si nécessaires ;
  • Organisation de ses derniers en vue de la transmission au bureau d’étude.

Cette mission prendra fin 4 ans après la prise de poste de l’agent. L’archiviste sera affecté à mi-temps sur cette fonction avant de se dédier à temps plein à sa fonction principale.

e. Lieux d’intervention / localisation

Poste situé au siège, à la cité administrative des Vassaules à Troyes – déplacements en très grande majorité – sur le département de l’Aube.

f. Partenaires

  • Internes
    • Direction Générale ;
    • Direction Générale Adjointe de la Coordination et des Affaires Juridiques ;
    • Direction du Patrimoine ;
    • L’ensemble des autres directions composant la structure.
  • Externes
    • Elus locaux ;
    • Services de l’Etat : Archive départementale, Agence de l’Eau Seine-Normandie (AESN) ;
    • Conseil départemental ;
    • Bureaux d’études dans le cadre des schémas.

III. Profil du candidat

a. Marge d’autonomie

  • Travaille en autonomie sous l’autorité du directeur de la Direction Générale Adjointe de la Coordination et des Affaires Juridiques (DGA-CAJ), en collaboration avec les autres directions ;
  • Gestion de ses priorités et de son temps de travail ;
  • Devoir de réserve ;
  • Devoir d’information à sa hiérarchie.

b. Compétences

SAVOIRS

  • Bonnes connaissances de la gestion documentaire et des sciences de l’information ;
  • Bonne maitrise du PACK OFFICE (Excel, Word, Powerpoint) ;
  • Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales ;
  • Des connaissances dans le domaine de l’eau serait un plus.

SAVOIR-ETRE

  • Savoir être réactif et disponible – autonomie – sens aigu de l’initiative ;
  • Capacités relationnelles, grande curiosité professionnelle, adaptabilité ;
  • Capacité à travailler en équipe ;
  • Confidentialité et discrétion ;
  • Être force de proposition.

SAVOIR-FAIRE

  • Aptitude rédactionnelle et esprit de synthèse ;
  • Capacité à gérer simultanément plusieurs activités ;
  • Anticipation et organisation ;
  • Sens des priorités et discernement ;
  • Communiquer en interne (hiérarchie, collaborateurs) et en externe (partenaires et élus).

c. Informations complémentaires

Permis de conduire B indispensable.

d. Moyens à disposition

  • Bureau ;
  • Téléphone mobile ;
  • Matériel informatique.

e. Formations exigées

  • BAC + 2 ou Bac + 3 dans les métiers de l’information-communication ;
  • Expérience professionnelle : débutant ou expérimenté.

f. Formations d'accompagnement à la prise de poste

A définir en fonction du profil du candidat.

g. Contraintes du poste

  • Disponibilité ;
  • Possibilité de réunions en dehors des horaires classiques de bureau et en dehors du siège ;
  • Travail en extérieur et déplacements sur l’ensemble du département ;
  • Permis B exigé.

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Régie du SDDEA - Service des ressources Humaines
Cité Administrative des Vassaules CS 23076 10012 TROYES Cedex