Assistant(e) administratif/ve (H/F)
Poste basé à
Troyes – Cité administrative des Vassaules
CDD
Formation ou expérience souhaitées :
BAC PRO Secrétariat ou expériences équivalentes.
Permis B.
I. Description du SDDEA
Le Syndicat des Eaux de l’Aube (SDDEA) et sa Régie ont pour objet une gestion intégrée et durable du cycle de l’eau sur un périmètre de 481 communes. Ses 330 collaborateurs travaillent au quotidien sur plus de 4 000 km de réseaux d’eau potable, 1 000 ouvrages, 20 stations d’épuration et 1 850 km de cours d’eau. Son siège, situé à Troyes, et ses 8 agences assurent un maillage cohérent au plus près des territoires.
Le SDDEA ancre sa stratégie sur une gouvernance locale forte, gage d’efficacité sur le terrain, ainsi que sur une action globale intégrée permettant l’anticipation d’enjeux comme le changement climatique.
La consolidation du modèle de gouvernance, la réussite des transferts de compétence, la poursuite de la professionnalisation des services et de leur transversalité, le développement des systèmes d’information, constituent les principaux axes de structuration.
II. Descriptif général du poste
a. Intitulé du poste / filière
Intitulé du poste : Assistant administratif (h/f)
Filière : Administrative
b. Finalité du poste
Recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du Service des Assemblées du SDDEA et sa Régie. Suit les dossiers administratifs et gère les dossiers selon l’organisation et ses compétences. Contribue à l’organisation des Instances du SDDEA et sa Régie.
c. Positionnement dans la structure
Rattachement au Service des Assemblées de la Direction Générale Adjointe – Coordination et Affaires Juridiques.
d. Activités
Activités principales
Secrétariat Service des Assemblées
Préparation et organisation des instances :
o Contribuer à l’organisation logistique et administrative des instances notamment : Assemblées Générales, Bureaux Syndicaux et Conseils d’Administration.
o Préparer, imprimer et distribuer les dossiers des instances aux Président, Vice-Président et Directeur Général.
o Assurer l’envoi papier des convocations et invitations
o Préparer les trames des rapports et des supports de présentation des instances sous la supervision du Responsable du Service des Assemblées.
o Préparer les trames des procès-verbaux des instances et listes des délibérations sous la supervision du Responsable du Service des Assemblées.
o Mettre à jour la liste des présents/absents aux instances.
Gestion des commissions :
o Assurer l’accueil et l’aménagement des membres des commissions.
o Assurer l’envoi papier et/ou dématérialisé des invitations aux commissions.
o Préparer les dossiers pour les réunions des commissions.
Secrétariat (en lien avec le secrétariat de la Direction Générale) :
o Assurer un suivi des indicateurs du Service des Assemblées.
o Recevoir, filtrer et réorienter les courriers, courriels et appels téléphoniques du Service des Assemblées.
o Gérer la boîte mail : servicedesassemblees@sddea.fr.
o Assurer un suivi et un classement des courriers du Service des Assemblées.
o Photocopier et assembler tous types de documents.
o Trier, classer et archiver tous types de documents.
o Contribuer à la rédaction de tous types de documents.
o Mettre en forme tous types de courriers.
o Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers.
Recueil des actes administratifs :
o Assurer la tenue des recueils annuels des actes administratifs.
Coordination
Gestion des contraventions :
o Assurer un suivi administratif des contraventions.
o Gérer les déclarations de contravention.
Gestion des fournitures :
o Assurer un suivi de stock de fournitures de bureau sur le site des Vassaules.
o Gérer les commandes internes de fournitures de bureau sur le site des Vassaules.
o Gérer les commandes de denrées et objets ayant trait à l’organisation des réunions et instances.
o Gérer les commandes d’ouvrages après validation du D.G.A.-C.A.J..
Gestion des réservations :
o Assurer la gestion et le suivi des réservations des déplacements des Elus.
o Assurer la gestion et le suivi des réservations de prestation de traiteurs/restaurants.
o Assurer la gestion et le suivi des réservations de salles (interne et externe).
• Activités subsidiaires
Suppléance
Agents à suppléer :
Référente Vie des Assemblées et Assurance
o 1er niveau : Assurer les mesures de publicité des délibérations, conventions et arrêtés.
Rediriger auprès des assureurs les déclarations de sinistre.
Assistante administrative R.H.
o 1er niveau : Assurer la gestion du courrier.
Assistante de Direction
o 1er niveau : Gérer la boîte mail générique sddea
e. Lieux d’intervention / localisation
Cité administrative des Vassaules – 22 rue Grégoire-Pierre Herluison – 10000 TROYES
Déplacement exceptionnel en cas de réunion de service.
f. Relations hiérarchiques et fonctionnelles
Hiérarchiques
-
- Supérieur hiérarchique direct niveau 1 : Responsable du Service des Assemblées.
- Supérieur hiérarchique niveau 2 : Directeur Général Adjoint – Coordination et Affaires Juridiques.
Fonctionnelles
-
- Services internes de la Direction Générale Adjointe – Coordination et Affaires Juridiques.
- Assistante de Direction.
- Autres Directions Générales Adjointes.
Relations externes
-
- Elus du SDDEA et sa Régie.
- Collectivités territoriales et administrations du Département de l’AUBE.
- Prestataires de service.
III. Profil du candidat
a. Marge d’autonomie
Placé sous l’autorité du Responsable du Service des Assemblées, l’Assistant(e) administratif(ve) sera amené(e) à une autonomie limitée selon les aspects du métier tout en respectant les consignes données et le calendrier des instances.
b. Compétences
SAVOIRS
- Règles de l’expression orale et écrite de qualité.
- Règles d’orthographe, syntaxe et grammaire.
- Logiciels de bureautique (WORD, EXCEL, POWERPOINT, etc…)
- Techniques de secrétariat.
- Fonctionnement des rôles des collectivités territoriales (apprécié).
- Usages et protocoles (appréciés).
SAVOIR-ETRE
o Rigueur, réceptivité, réactivité.
o Confidentialité, discrétion.
o Respect du principe hiérarchique.
o Capacités relationnelles.
SAVOIR-FAIRE
o Traitement des dossiers et saisie de documents.
o Aptitude rédactionnelle, synthèse, prise de notes.
o Sens des priorités et discernement.
o Capacité à faire circuler l’information.
o Organisation du classement et de l’archivage des dossiers.
o Adaptation de son discours en fonction de l’interlocuteur.
o Notions d’organisation et de gestion du temps de travail.
c. Moyens à disposition
o Bureau.
o Matériel informatique.
d. Formations souhaitées ou exigées
o BAC PRO Secrétariat ou expériences équivalentes.
o Permis B.
e. Contraintes du poste
Disponibilité (réunions avec les Elus en soirée).
Travail en présentiel uniquement.
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Par voie postale
Régie du SDDEA – Service des ressources Humaines
Cité Administrative des Vassaules
CS 23076
10012 TROYES Cedex